ALMACEN


1. EL ALMACÉN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una institución pública, empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

2. CLASES Y TIPOS DE ALMACENES:

2.1 CLASES:

Almacén Central.- Son ambientes apropiados o espacios físicos adecuados, existentes en cada Unidad Ejecutora de una Entidad Pública, para recibir, verificar, registrar o conservar temporalmente, mantener y entregar, en condiciones optimas de operación y funcionamiento, los bienes adquiridos conforme a las normas legales vigentes; excepto en el caso de aquellos que, por su naturaleza y características propias, no es posible hacerlo, cuya entrada o salida, documentada, se tramitará simultáneamente.
La entrada física de los bienes adquiridos, se hará únicamente a través de una O/C – GI, en el caso de compras nacionales o extranjeras, con dineros provenientes de cualquiera de las fuentes de financiamiento establecidas en la Ley Anual de Presupuesto o, de una NEA, en el caso de bienes obtenidos por conceptos distintos al de compra, y, la salida de los mismos, para su uso o consumo inmediato, previa firma de la respectiva PECOSA, por el trabajador autorizado de las dependencias solicitantes.
Cuando el uso o consumo los bienes retirados temporalmente del Almacén Central. Va a ser en fecha posterior, la salida de éstos del Almacén, se hará a través de un “Pedido Interno de Almacén” (PIA).

Almacén Periférico.- Son ambientes apropiados o espacios físicos adecuados, ubicados en lugares generalmente alejados del Almacén Central, en los cuales, por razones de distancia, economía de tiempo o circunstancias coyunturales, como: atención urgente y permanente a servicios de emergencia, en el caso de hospitales, asilos, etc., proyectos u obras en ejecución, etc., se hace necesario mantener determinado stock de bienes, los cuales al no haber sido aún consumidos o utilizados por los usuarios finales, no es pertinente retirarlos del Almacén Central con PECOSA, ya que de hacerlo así, dichos documentos – fuente, de inmediato tendrían que ser registrados en el Kardex y consecuentemente contabilizarlos como GASTO o cargarlos a la cuenta contable CONSTRUCCIONES EN CURSO, en el caso de obras, no reflejando la realidad de la operación, ya que esos bienes aún continúan existiendo físicamente.

a. Almacén de materias primas.- Cuya función principal es el aprovisionamiento adecuado y oportuno de las materias primas o partes, requeridas por los Departamentos de Producción de la empresa.
Este almacén puede contar con uno o varios Almacenes Periféricos o Sub-almacenes en una misma planta, dependiendo de las necesidades del Departamento de Producción o en varias plantas de una misma empresa.

b. Almacén de materiales auxiliares.- Cuya función principal es brindar servicio de información adecuada y oportuna al Departamento de Producción y a la Sección de Empaque del Área de Entrega o Despacho del Almacén de Materias Primas de la empresa. Puede funcionar como una Sección del Almacén de materias primas, cuando, por las necesidades propias de la empresa, no se requiere que funcione aparte.
Este almacén se utiliza para el almacenamiento de todos aquellos materiales que no constituyen componentes de un determinado producto, pero que sí son requeridos para su fabricación o producción. Por ejemplo, para el envasado y empacado de un producto X, ya fabricado o producido, se puede requerir de: frascos, cajas de cartón, metal, madera, plástico, etc.; etiquetas; material para empacarlo; etc., dependiendo de la naturaleza y características del producto a empacar o embalar.

c. Almacén de productos en proceso.- Cuya función principal es conservar, custodiar, controlar y cuidar los productos en proceso o semi-elaborados. Dada su función, puede haber uno o vario de estos almacenes, en los Departamentos de Producción de la empresa, según se considere necesarios o no.

d. Almacén de productos terminados.- Cuya función principal es brindar servicio adecuado y oportuno al Departamento de Ventas de la Empresa, conservando, estudiando, controlando y cuidando las existencias hasta que éstas sean despachadas a los solicitantes.

e. Almacén de herramientas y equipo.- Cuya función principal es controlar y brindar seguridad a las herramientas y equipos y demás útiles que se presta, para el cumplimiento de su función, a los operarios de los Departamentos de Producción ó Mantenimiento de la Empresa.

f. Almacén de refacciones.- Cuya función principal es proporcionar oportunamente las refacciones y herramientas que pudieran requerir los operarios del Departamento de Mantenimiento, cuando éste se encuentre fuera de la Zona de manufactura.

g. Almacén de material de desperdicio.- Cuya función principal es controlar y proporcionar seguridad, a los productos, partes o materiales rechazados por el Departamento de Control de Calidad de la empresa, los que no tienen salvamento o reparación, pero que si tienen su propio coste, ya que forman parte de la producción, razón por la cual no pueden ser desechados libremente.

h. Almacén de materiales obsoletos.- Cuya función principal es controlar y proporcionar seguridad a los productos fabricados por la empresa que han sido descontinuados por: falta de venta, deterioro, descomposición, caducidad, vencimiento de la fecha de expiración, etc. Estos productos no deben permanecer en el mismo ambiente del Almacén de Productos Terminados de la empresa, para evitar que puedan confundirse con aquellos que se encuentran en buen estado de conservación y para que no ocupen espacios físicos requeridos por los primeros.

i. Almacén de devoluciones.- Cuya función principal es la recepción de los productos fabricados por la empresa, que por motivos justificados han sido devueltos por los clientes, separándolos y clasificándolos para reproceso, desperdicio, etc.

A. Tipos:

1. Almacenes cerrados.- Aquellos que son instalados en ambientes especialmente construidos para el efecto, cubiertos en su totalidad, como habitaciones independientes o en el primer piso de edificios. También pueden vivir ubicados dentro de las instalaciones del propio almacén.

2. Almacenes al aire libre.- Aquellos construidos al aire libre, para el almacenamiento de bienes que por su naturaleza, volumen, peso, etc., no es posible ubicarlos dentro de un Almacén Cerrado. Se requiere protección permanente contra todo riesgo, procurando además que los bienes no estén en contacto con el piso o el suelo y que el lugar cuente con suficiente circulación de aire.

3. Almacenes en cobertizos.- Aquellos utilizados para el almacenamiento de bienes que por su naturaleza y características propias, requiere el máximo de ventilación, antes que protección completa contra el clima. Están constituidos por un techo alto, sostenidos por PARANTES de fierro o madera con sus respectivas vigas, fuertemente ancladas en el piso, para evitar que vientos fuertes u otros movimientos los derriben, ocasionando daños económicos a la entidad.
Estos almacenes son considerados un término medio entre los Almacenes Cerrados y los Almacenes al aire libre, siendo más seguros que los últimos, pero menos seguros que los primeros.
Pueden ser utilizados para el almacenamiento o depósito de vehículos, maquinaria pesada, alimento para animales, como: heno, ensilaje, etc., fierro de construcción, ladrillos, tejas, u otros materiales que, a criterio de cada entidad.

4. Almacenes especiales.- Aquellos espacios físicos especialmente diseñados y construidos para guardar o conservar, en óptimas condiciones de operación y funcionamiento, bienes que por su naturaleza o características propias, requieren protección especial contra las condiciones climatológicas, temperatura, humedad, etc.
Por ejemplo: los bienes susceptibles de reacciones peligrosas como los propensos a oxidación, se separa de los combustibles; los productos químicos, ácidos fuertes, etc., se guardará separados del resto, por la propiedad que tienen de evaporación o volatización y consecuente impregnación en los materiales absorbentes, como: papel, cartón, alimento para personas o para animales, etc., que pudieran encontrarse físicamente cerca de ellos.
Respecto a los bienes como: armamento, municiones y explosivos, dada su naturaleza y peligrosidad, requieren ser guardados y conservados en polvorines, alejados del resto de instalaciones, rodeados de las máximas medidas de seguridad interna y externa, que incluye la reserva o confidencialidad de su ubicación física. Igual tratamiento se debe dar por razones obvias, a los bienes componentes como; armas, repuestos y accesorios y bajas de municiones.